Establish clear policies and procedures: Documenting clear and concise policies and procedures for the EDMS is essential. The policies should outline the purpose and objectives of the EDMS, as well as the procedures for creating, storing, retrieving, and disposing of electronic documents.
Develop a document retention schedule: A retention schedule specifies the amount of time that documents should be retained based on legal, regulatory, and business requirements. This schedule should be reviewed regularly and updated as needed.
Provide adequate training: Providing sufficient training to employees who will be using the EDMS is critical. The training should cover the system's functionalities, security, and compliance requirements.
Ensure compliance with data protection regulations: Compliance with data protection regulations is essential when dealing with sensitive information. Therefore, policies should outline the requirements for protecting personal data and ensuring that confidential information is only accessible to authorized personnel.
Implement security controls: Establish security measures such as access controls, user authentication, and encryption to protect the electronic documents from unauthorized access, modification, or deletion.
Monitor and audit the system: Monitoring and auditing the EDMS can help identify potential security risks, assess system performance, and ensure compliance with policies and procedures.
Regularly review and update policies: Policies and procedures should be reviewed regularly and updated to reflect changes in business processes, legal and regulatory requirements, and technological advancements.
Establish disaster recovery and business continuity plans: Disaster recovery and business continuity plans should be in place to ensure that electronic documents can be recovered in case of system failures, natural disasters, or other disruptive events.
By implementing these best practices, businesses can ensure that their EDMS policies and procedures are effective and efficient in managing electronic documents while meeting legal and regulatory requirements.
وضع سياسات وإجراءات واضحة: يعد توثيق السياسات والإجراءات الواضحة والموجزة لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية أمرًا ضروريًا. يجب أن تحدد السياسات غرض وأهداف نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ، بالإضافة إلى إجراءات إنشاء المستندات الإلكترونية وتخزينها واسترجاعها والتخلص منها.
تطوير جدول زمني للاحتفاظ بالمستندات: يحدد جدول الاستبقاء مقدار الوقت الذي يجب الاحتفاظ فيه بالمستندات بناءً على المتطلبات القانونية والتنظيمية والمتعلقة بالعمل. يجب مراجعة هذا الجدول بانتظام وتحديثه حسب الحاجة.
توفير التدريب المناسب: يعد توفير التدريب الكافي للموظفين الذين سيستخدمون نظام إدارة الوثائق الإلكترونية أمرًا بالغ الأهمية. يجب أن يشمل التدريب وظائف النظام ، والأمن ، ومتطلبات الامتثال.
ضمان الامتثال للوائح حماية البيانات: يعد الامتثال للوائح حماية البيانات أمرًا ضروريًا عند التعامل مع المعلومات الحساسة. لذلك ، يجب أن تحدد السياسات متطلبات حماية البيانات الشخصية والتأكد من أن المعلومات السرية لا يمكن الوصول إليها إلا للأفراد المصرح لهم.
تنفيذ ضوابط الأمان: وضع تدابير أمنية مثل ضوابط الوصول ومصادقة المستخدم والتشفير لحماية المستندات الإلكترونية من الوصول غير المصرح به أو التعديل أو الحذف.
مراقبة وتدقيق النظام: يمكن أن تساعد مراقبة وتدقيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في تحديد المخاطر الأمنية المحتملة ، وتقييم أداء النظام ، وضمان الامتثال للسياسات والإجراءات.
مراجعة السياسات وتحديثها بانتظام: يجب مراجعة السياسات والإجراءات بانتظام وتحديثها لتعكس التغييرات في العمليات التجارية والمتطلبات القانونية والتنظيمية والتقدم التكنولوجي.
وضع خطط للتعافي من الكوارث واستمرارية الأعمال: يجب وضع خطط للتعافي من الكوارث واستمرارية الأعمال لضمان إمكانية استرداد المستندات الإلكترونية في حالة فشل النظام أو الكوارث الطبيعية أو غيرها من الأحداث التخريبية.
من خلال تنفيذ أفضل الممارسات هذه ، يمكن للشركات ضمان أن تكون سياساتها وإجراءاتها في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) فعالة وفعالة في إدارة المستندات الإلكترونية مع تلبية المتطلبات القانونية والتنظيمية.
لوائح أنظمة ومعايير حماية الوثائق وأرشفتها في حكومة دبي اﻹلكترونية والطريق اﻷمثل لتطبيقها
توجد العديد من اللوائح والمعايير التي تتعلق بحماية الوثائق وأرشفتها في حكومة دبي الإلكترونية، ومن أهمها:
معيار ISO 15489: هو معيار دولي لإدارة الوثائق والسجلات، ويعتبر الإطار العام للحفاظ على السجلات والوثائق الحكومية. يتطلب هذا المعيار تطبيق عمليات الحفظ الأمني والتحكم في الوصول إلى الوثائق والتأكد من عدم تعرضها للتلاعب أو الخسارة.
لائحة الحفظ والأرشفة الإلكترونية: هي لائحة تحدد المتطلبات الدقيقة لحفظ وأرشفة الوثائق الإلكترونية في حكومة دبي. تتضمن اللائحة متطلبات مثل حفظ الوثائق الإلكترونية في أماكن آمنة ومعتمدة، وإنشاء نسخ احتياطية من الوثائق، وتوفير آليات التحكم في الوصول إلى الوثائق.
قانون الرقابة على البيانات الشخصية: يحدد هذا القانون المتطلبات القانونية لحفظ وحماية البيانات الشخصية للمواطنين والمقيمين في دبي، بما في ذلك الوثائق الحكومية التي تحتوي على بيانات شخصية.
المواصفات الفنية للوثائق الرقمية: تحدد هذه المواصفات الفنية اللازمة لحفظ الوثائق الرقمية بطريقة تضمن الحفاظ عليها لفترات طويلة، وتشمل المواصفات المعايير الفنية لتنسيقات الوثائق والوسائط التي يمكن استخدامها.
